Inboeken van een inkooporder

Om aan te geven dat een order is binnengekomen in je magazijn is het belangrijk om deze in te boeken. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit in kunt stellen in Optiply.

Let op: Dit artikel is enkel van toepassing als je koppelt op Optiply met een systeem zonder eigen inboekmodule (bijv. Lightspeed). In het geval dat je bronsysteem een eigen inboekmodule heeft (zoals Exact of Picqer) dien je daar in te boeken en is dit artikel niet van toepassing. Maak je naast Optiply gebruik van een fulfilment partij, zie  paragraaf 'Inboeken in combinatie met e-fulfilment' verderop in dit artikel. 

Nadat je geplaatste bestellingen uitgeleverd krijgt is het belangrijk om deze zo snel mogelijk op een correcte manier te verwerken. Zo kunnen klanten de nieuwe voorraad daadwerkelijk gaan bestellen en worden de voorraadposities binnen Optiply correct bijgewerkt voor toekomstige bestellingen.

Het inboekoverzicht

Het inboeken van binnengekomen orders gaat als volgt: Het overzicht van de inkooporders die je nog dient te ontvangen vind je door in het linker menu bij 'Inkoop' > 'Inboeken'. De pagina ziet er als volgt uit: 

Inboeken

Het overzicht bestaat uit twee delen: 

  1. Leveringen van vandaag or eerder
    De orders die op basis van de ingevulde levertijd vandaag of eerder binnen zouden moeten zijn. Deze lijst zou in principe klein moeten zijn. Als een order erg lang in deze lijst staat is het verstandig om contact op te nemen met de leverancier om uit te zoeken waardoor de vertraging optreedt.  
  2. Levering na vandaag
    Alle orders die we na vandaag verwachten binnen te krijgen. Mocht een order reeds binnenkomen is het natuurlijk geen probleem om een bestelling uit deze lijst alvast in te boeken. 

Vanuit deze pagina kun je via de 'Inboeken' knop naar een individuele inboekorder toe om deze af te handelen. Daarnaast is het via de 'opties' knop mogelijk om de bijbehorende Excel/csv/pdf van de order nogmaals te downloaden. Naast de oorspronkelijke inkooporder is er ook een lijst met nog te ontvangen producten te downloaden, dit laatste kan handig zijn bij deelleveringen. 

Een order inboeken

Na het klikken op 'Inboeken' opent het inboekscherm zich. Zie de afbeelding hieronder. Het doel van deze module is om de exacte binnengekomen aantallen zo efficiënt mogelijk in je voorraad in te boeken.

 

Het inboeken van een ontvangen order bestaat in Optiply uit een aantal stappen, belangrijk is om in dit proces zo min mogelijk fouten te maken, zodat voorraadverschillen worden voorkomen en besteladviezen zo min mogelijk af zullen wijken. De stappen vind je hieronder:

  1. Je ontvangt de bestelling van de leverancier. Je zoekt de juiste inkoopbestelling op in Optiply die bij de pakbon van de leverancier hoort. (tip: vraag aan je leverancier of hij het Optiply bestelnummer op de pakbon wilt zetten, om fouten te voorkomen). Vervolgens klik je bij de desbetreffende inkooporder op de knop 'inboeken', zodat er een vergelijkbaar scherm zoals boven op de afbeelding zichtbaar wordt. 
  2. Controleer of de aantallen per product op de pakbon gelijk zijn aan wat er daadwerkelijk uitgeleverd is. Pas voor elk van de afwijkende waardes de kolom 'Ontvangen' in de inboekmodule van Optiply aan. Doe dit voor elke regel in je inboekmodule. Leg ieder ontvangen product op de juiste voorraadlocaties in je magazijn. 
  3. Betreft het een deellevering (en komt de rest van de bestelling dus nog later binnen)? Klik dan op 'acties' -> 'opslaan' om de wijzigingen in je voorraad in een keer bij te werken. Het overgebleven deel van je inboekorder zal te vinden zijn in het inboekoverzicht.
    Betreft het een definitieve levering (en komen eventuele niet geleverde producten niet meer binnen)? Klik dan op 'acties' -> 'opslaan en afsluiten' om de wijzigingen in je voorraad bij te werken en de order definitief af te sluiten. 

Naast het ontvangen van een order is het ook mogelijk om een order te annuleren (b.v. als deze helemaal niet meer geleverd wordt). Dit doe je door binnen een individuele inkooporder op 'acties'-> 'annuleren' te klikken. Let op, deze handeling kan niet meer ongedaan worden gemaakt.

Tip:
Het is mogelijk om de inboekmodule aan je eigen wensen aan te passen. Er zijn twee mogelijkheden:
1. 'Alles ontvangen': Als er tien orders bestelt zijn staat er in de inboekmodule bij het veld 'ontvangen' standaard 10.
2. '0 ontvangen': Bij het openen van een inboekorder staat de gehele 'ontvangen' kolom op 0. Dit is vooral handig als leveranciers vaak veel producten helemaal niet kunnen leveren. Neem contact met ons op via de chat om hier meer informatie over te krijgen. 

 

Inboeken binnen Optiply in combinatie met e-fulfilment

LET OP: Als je gebruik maakt van een fulfilment partij, geef dit dan aan ons door via de chat voordat je de eerste inboeking start. We helpen je dan op weg door alles correct in te stellen. 

Als je gebruik maakt van e-fulfilment worden je inboekingen natuurlijk gedaan bij je fulfilment partij. Deze sturen de voorraadwijzigingen door naar je webshop, waaruit Optiply ze vervolgens weer doorkrijgt. Dit proces gaat volledig automatisch.
Toch is het belangrijk om in Optiply aan te geven welke orders nog verwacht worden, zodat de voorraadposities (= fysieke voorraad + uitstaande bestellingen) correct zijn. Dit heeft weer invloed op toekomstige besteladviezen. Als je fysieke voorraden toenemen (via het inboeken van de fulfilment partij) en je uitstaande bestellingen niet afnemen zullen je adviezen namelijk veel te laag zijn bij volgende inkoopbestellingen.

Tip:
Het is standaard niet mogelijk om het afboeken van van je uitstaande bestellingen automatisch te doen. Echter is het via de API van Optiply mogelijk om dit (zelf) helemaal te automatiseren. Neem hiervoor contact met ons op via de chat. 

Het standaard handmatige inboekproces voor e-fulfilment ziet er als volgt uit:

  1. Je krijgt een signaal van je e-fulfilment partij dat er een order binnen is gekomen. Zorg dat deze order matcht met de juiste order binnen Optiply. Dit kan door een bevestiging naar je toe te laten sturen door zowel je leverancier als e-fulfilment partij. Hierbij gaat de voorkeur uit om het bestelnummer van Optiply erin te verwerken. 
  2. Is het een definitieve levering (niet uitgeleverde producten worden niet meer geleverd): 'Acties' --> 'Opslaan en afsluiten'. Op deze manier worden de uitstaande bestellingen afgeboekt. Je bent nu klaar voor de volgende inkoopbestellingen. Helaas, krijg je vaak vanuit je fulfilment partij niet door welke aantallen er exact ontvangen zijn bij een inkooporder. Mocht het mogelijk zijn om deze toch te krijgen en te verwerken binnen Optiply, dan levert dat betere data op voor een betere betrouwbaarheid van je leverancier. Als dit niet mogelijk is, dan is dusdanig geen groot probleem en sluit je de inkooporders af zonder aanpassingen hierover te doen.