How to: Het plaatsen van een inkooporder

In dit artikel wordt beschreven hoe je een inkooporder plaatst via de inkoopmodule van Optiply.

Dit artikel is enkel van toepassing wanneer je gebruik maakt van de inkoopmodule van Optiply. Indien je gebruik maakt van een eigen inkoopmodule, neem dan contact op via de chat. We leggen je graag de voordelen uit van onze inkoopmodule. 

Dit artikel gaat er vanuit dat je weet bij welke leverancier je wilt bestellen. Deze uitleg begint nadat je binnen de inkoopmodule op de knop 'Start Inkoop', 'Bestel', of 'Nieuw' hebt gedrukt. Je ziet dan een scherm vergelijkbaar met het scherm weergegeven op de afbeelding hieronder. 

Inkooporder


Het maken van een inkooporder bestaat binnen Optiply uit een aantal stappen. Elk van die stappen wordt in dit artikel apart behandeld.

Stap 1.  Het doorlopen en aanpassen van het advies binnen de inkoopmodule


Bij het doorlopen van een inkoopadvies is het belangrijkste doel om aan de ene kant de te hoge en aan de andere kant de te lage besteladviezen te identificeren en aan te passen. 

Als je de inkoopmodule vanuit een advies geopend hebt ziet je scherm er ongeveer uit zoals in het plaatje hierboven.

In de kolom 'Eerder toegevoegde producten'  zie je het aantal dat Optiply adviseert om te bestellen. Dit advies bestaat uit het verschil tussen het door Optiply berekende gewenste optimale voorraadniveau (de kolom 'Max') en de kolom 'Voorraadpositie' (= de vrije voorraad in je magazijn + het aantal dat reeds besteld is).

Dit getal kan hier vanaf wijken door beperkingen die (door je leverancier) opgelegd zijn: 'bestellen per' en de 'MOQ'. Verder worden de verschillende relevante ID's van het product getoond:

  • SKU
  • SKU van de leverancier
  • Artikelcode

Het doel van de module is niet om elke inkooporderregel te bekijken maar om te kijken of er vreemde adviezen bijzitten waar je je kennis van je markt aan toe kunt voegen. Denk hierbij aan aanbiedingen die eraan komen, extreme trends in de vraag die bezig zijn etc.
Bij de meest succesvolle gebruikers van Optiply zien we over het algemeen de volgende stappen om zo snel mogelijk een inkooporder klaar te maken voor verzending. 

  • Kijk of Optiply geen hele hoge adviezen (bijvoorbeeld door een enorme trend die hij detecteert). Mochten er extreme orderregels tussenzitten, vouw deze dan uit door op de regel te klikken. Met de data die je dan in je scherm hebt kun je eenvoudig beslissen of en hoe het besteladvies aangepast moet worden. 
  • Sorteer de tabel op kleur (rode bolletjes boven). Loop de rode producten door. Het zal opvallen dat de meeste rode bolletjes een 'Max' van 1 hebben. Dit zijn vaak nieuwe producten. Deze rode bolletjes kun je doorscannen om te kijken of je daar nog aanpassingen aan moet doen. 
  • Sorteer de grijze tabel op categorie (A boven). Dan kun je kijken of er hardlopers zijn waarvoor Optiply niet bestelt terwijl je dit wellicht toch zou willen doen. 

Zodra je akkoord bent met de order klik je op de 'Plaats bestelling' knop. Dan start het laatste deel van het plaatsen van een inkooporder binnen Optiply. 

Stap 2. Het afronden van de order binnen Optiply

Zodra je op 'Plaats bestelling' drukt opent de afrondende fase van de inkooporder. Zie hiervoor het scherm hieronder. 

 

Bestelling plaatsen

 

Dit scherm draait om het versturen van je order naar je leverancier. De meest voorkomende manieren om een order naar je leverancier te sturen zijn de volgende twee:

  • Versturen van een Excel / CSV 
    Als je leverancier orders via emails accepteert kun je hiervoor het knopje 'email de bestelling aanvinken'. Daar kun je de email opmaken die naar je leverancier gestuurd wordt met bijgevoegd de Excel, CSV en PDF met de order daarin.
    Als je de excel/csv dient up te loaden in een portal of op een andere manier bij de leverancier dient aan te leveren kun je links een van de knoppen gebruiken om de order te downloaden.
  • Bestellen van de order in de 'webshop' van de leverancier
    Vaak is het zo dat er bij een leverancier in de webshop product voor product besteld dient te worden. Dit kan zowel door de excel/csv te downloaden en die te gebruiken om de bestelling te plaatsen. Het is ook mogelijk om dit te doen in de inkoopmodule (dus door hier op 'annuleren' te klikken). Het voordeel aan de laatste variant is dat je dan vaak niet leverbare producten gelijk kunt verwerken in de inkoopbestelling. Het nadeel daaraan is natuurlijk dat Optiply minder data heeft over de leverbetrouwbaarheid van een leverancier. 

Als je inkooporder op correcte wijze naar de leverancier gestuurd hebt is de laatste stap die er rest om op de 'Order bevestigen' knop te drukken. Er zal een bevestiging in beeld komen dat het gelukt is en de inkooporder wordt meteen zichtbaar in je inboekmodule.


Lees verder:
Het inboeken van een inkooporder